Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Wienin suomalaisen kouluyhdistyksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 29.8.2018, viimeisin muutos 08.8.2025.
1. Rekisterinpitäjä Yhdistys:
Wienin suomalainen kouluyhdistys, Wien wienin.suomikoulu@gmail.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Yhdistyksen sihteeri ja puheenjohtaja, wienin.suomikoulu@gmail.at
3. Rekisterin nimi:
Wienin suomalaisen kouluyhdistyksen jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (www-lomakkeen täyttö).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito yhdistyksen oppilaiden perheisiin, oppilaiden jako ryhmiin ja sujuva koulunkäynti. Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon, jolla voisi olla oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia jäseniimme. Käytämme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin.
5. Rekisterin tietosisältö:
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
oppilaan ja vanhempien nimet / oppilaan syntymäaika / mahdolliset allergiat / yhteys Suomeen/suomen kieleen / lapsen suomen kielen ymmärrys / yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) / muut jäsenyyteen liittyvät tiedot
Lisäksi keräämme tietoa saako lapsesta laittaa kuvia Suomi-koulun internet- ja Facebook-sivuille. Poistamme tiedot kouluvuoden jälkeisenä syksynä lokakuun loppuun mennessä. Tiedot voidaan poistaa myös aiemmin omasta pyynnöstä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet:
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä www-lomakkeella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenten kanssa. Luovutamme tarvittavat henkilötiedot (syntymävuosi ja suhde Suomeen) Suomi-seura ry:lle kerran vuodessa toiminta-avustusta haettaessa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet- palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu esim. johtokunta. Jos suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin ja jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Tiedotamme tällöin tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja jäseniämme lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista:
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja- asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
1. Datenschutz auf einen Blick
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2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Datenschutz
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